NDA - jak zabezpieczyć tajemnice przedsiębiorstwa

NDA – czyli jak zabezpieczyć tajemnice przedsiębiorstwa

Prowadzisz własną firmę lub jako menadżer odpowiadasz za współpracę oraz zawieranie umów w relacjach B2B i zastanawiasz się, jak należycie zabezpieczyć tajemnicę przedsiębiorstwa i sensytywne informacje?

Jest na to mechanizm, który stosujemy w umowach i który znacznie ułatwia funkcjonowanie w obrocie. Mam na myśli NDA oraz klauzule o zachowaniu poufności, które na co dzień stosujemy w umowach przygotowywanych dla naszych klientów.

Czym jest umowa o poufności

Skrót NDA (ang. non-disclosure agreement) oznacza umowę (lub szerzej, inne pisemne ustalenia stron) w odniesieniu do ochrony i nieujawniania informacji poufnych, które w toku współpracy zostaną przekazane drugiej stronie.

W polskiej nomenklaturze NDA często nazywane jest umową (lub klauzulą) o zachowaniu poufności.

Jakie są rodzaje umów o poufności

W praktyce NDA często występuje jako samodzielna umowa, której podpisanie następuje na samym początku negocjacji, a więc powinno poprzedzać jakąkolwiek współpracę oraz wymianę informacji pomiędzy stronami.

Równie często postanowienia dotyczące poufności funkcjonują jako jedna z klauzul w treści umowy handlowej, którą zawierają strony. Wtedy jest uzgadniana jako jeden z warunków współpracy, jak te dotyczące płatności lub praw autorskich.

Zobowiązanie do zachowania poufności może być jednostronnie lub dwustronnie zobowiązujące, w zależności od tego, czy poufne informacje ujawnia jedna, czy obydwie strony umowy.

W jakich umowach występują klauzule o poufności lub NDA

Klauzule dotyczące ochrony przekazywanych informacji spotkać możemy w szczególności w poniższych przykładach relacjach umownych:

  1. Listy intencyjne (Letter of Intent) i inne porozumienia o planowanej współpracy.
  2. Umowy inwestycyjne.
  3. Fuzje i przejęcia.
  4. Umowy dotyczące współpracy z kontrahentami w sektorze B2B.
  5. Kontrakty z pracownikami oraz współpracownikami, których zatrudniamy lub outsourcujemy.
  6. Zlecenia, umowy o dzieło i umowy świadczenia usług.
  7. Umowy o pracę.
  8. NDA – czyli samodzielna umowa o zachowaniu poufności poprzedzająca lub towarzysząca umowie docelowej.

Obecnie NDA spotkać można coraz częściej, już nie tylko w przypadku transakcji fuzji i przejęć, z których te klauzule się wywodzą. Postanowienia o poufności znajdujemy w umowach zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami branżowymi lub kontrahentami działającymi w różnych sektorach rynku. A przynajmniej te klauzule powinny się w takich umowach znaleźć. Mówimy więc o klauzulach poufności w umowach, które zwieramy w sektorze B2B. Od razu po lekturze tego postu sprawdźcie, czy macie je w swojej dokumentacji z kluczowymi partnerami.

Również sektor B2C coraz bardziej oswaja się z NDA. Klauzule dotyczące poufności stają się tu coraz bardziej popularne. W naszej ocenie, z punktu widzenia przedsiębiorcy i potrzeby ochrony jego tajemnic oraz niejawnego know-how nie ma wielkiego znaczenia, komu powierza on swoje tajemnice. Czy profesjonalnemu partnerowi, czy może osobie nie prowadzącej działalności gospodarczej. Każda sytuacja wymaga ochrony.

Również umowy o pracę nie stanowią tutaj wyjątku. Naszym klientom rekomendujemy uwzględniać klauzule dotyczące obowiązku zachowania poufności także w relacjach z pracownikami. Inaczej tylko uregulować trzeba sankcje odszkodowawcze.

Kiedy poważnie pomyśleć o podpisaniu umowy o poufności z naszym kontrahentem

Czerwona lampka powinna nam się zapalić zawsze, gdy współpraca wymaga ujawnienia kontrahentowi (lub szerzej, drugiej stronie) informacji dla nas ważnych, kluczowych, a szczególnie takich, których nie chcemy ujawniać konkurentom lub innym uczestnikom rynku.

Dobrze jest zapamiętać, że umowa o poufności dotyczy ochrony tajemnic naszego przedsiębiorstwa – czyli informacji o technicznych, technologicznych lub organizacyjnych rozwiązaniach stosowanych w naszym przedsiębiorstwie.

Jeśli w ramach współpracy ma dojść do ujawnienia drugiej stronie informacji stanowiących tajemnicę naszego przedsiębiorstwa, wówczas zawarcie NDA jest konieczne. To warunek, aby tajemnica przedsiębiorstwa mogła podlegać prawnej ochronie. Jest to zatem bardzo ważne. Dobrze w takim przypadku skonsultować się profesjonalnym prawnikiem, który pomoże prawidłowo przygotować odpowiednią dokumentację.

Zawieranie umów o zachowaniu poufności jest wysoce rekomendowaną praktyką również w umowach z pracownikami lub współpracownikami. Szczególnie takimi, którzy mają dostęp do informacji poufnych naszego przedsiębiorstwa. Jak już wspominałam, będą to umowy o pracę, umowy o współpracę, umowy zlecenia i o dzieło. Do tych wszystkich umów warto dodać standardową klauzulę o zachowaniu poufności, która zabezpieczy nasze interesy.

Na koniec cenna wskazówka dla tych, którzy ze swoim pomysłem na biznes wychodzą na rynek, aby szukać partnerów, inwestorów lub współpracowników. W takiej sytuacji NDA i zobowiązania w zakresie poufności powinny być naszym bezrefleksyjnym odruchem. Podobnie jak ostrożność w ujawnianiu światu szczegółów przedsięwzięcia. Ale o tym szerzej w moim innym opracowaniu, które jako ebook pt. Prawo autorskie. Jak zadbać o prawa do pomysłów i projektów jest już dostępne. Zapraszam do sklepu Lady Business Club i lektury tego ciekawego, jak sądzę poradnika.

Dlaczego do NDA powinniśmy wprowadzić kary umowne

We wcześniejszym poście pisałyśmy o znaczeniu kar umownych oraz o tym, kiedy rekomendujemy wprowadzenie ich do umowy. Warto odświeżyć lekturę tego postu.

Jak pokazuje rynek, w przypadku naruszenia przyjętych zobowiązań w zakresie NDA i klauzul dotyczących poufności często w grę wchodzą wysokie kary umowne. Oczywiście wszystko zależy od okoliczności danego przypadku, czego dotyczy konkretna współpraca i jakie dane ujawniamy.

Trzeba wiedzieć, że wartość utraconych lub niezgodnie z przeznaczeniem wykorzystanych danych i tajemnic jest często bardzo duża. A jeszcze częściej bardzo trudna do oszacowania i dochodzenia. To podobnie jak z naruszeniem renomy czy ogólnie dóbr osobistych. Skutki są bardzo dotkliwe, choć nie wiemy, ile dokładnie nas to kosztuje pieniędzy. W przypadku naruszenia dóbr osobistych mamy jeszcze koło ratunkowe w postaci roszczenia o zapłatę zadośćuczynienia. Przy zadośćuczynieniu nie musimy udowadniać co do złotówki jego wysokości. Inaczej jest jednak, jeśli chcemy iść do sądu z żądaniem odszkodowania z tytułu naruszenia tajemnic przedsiębiorstwa. Wówczas musimy uzbroić się w dowody również na okoliczność precyzyjnego wyliczenia poniesionej szkody.

Właśnie na tym polega największa trudność. Dlatego też wprowadzenie kar umownych jest tutaj mocno rekomendowanym rozwiązaniem. Udało nam się o tym przekonać niejednego kontrahenta. Również takich zza Oceanu Atlantyckiego, dla których kary umowne są dość egzotycznym zjawiskiem. Nie mówię, że zawsze idzie łatwo i że środowisko biznesowe, w szczególności z Hollywood, jest otwarte na tego rodzaju rozwiązania. Chcę jedynie podkreślić, że odpowiednia argumentacja i wyjaśnienie, jakie przyczyny stoją za naszymi oczekiwaniami potrafią nieraz otworzyć drzwi, które wydawały się być zamknięte.

Jakie jest ryzyko zaproponowania klientowi zawarcia NDA

Przypadek z praktyki. Ostatnio kontrahent naszego klienta, po zapoznaniu się z wymaganiami w zakresie klauzul NDA oświadczył, że niestety nie może przystąpić do współpracy. Naszego partnera odstraszyły kary umowne zastrzeżone na okoliczność naruszenia obowiązków co do poufności. Negocjujący umowę menadżer otwarcie przyznał, że jego zespół nie dotrzyma zobowiązań w zakresie poufności. Punkt za szczerość, ale rozmowy padły.

Można się zastanawiać, czy z perspektywy naszego klienta to dobrze, czy źle, że taka współpraca ostatecznie nie doszła do skutku. Każdy przypadek wymaga odrębnej analizy. Uwzględniajmy jednak nie tylko wartość czasu poświęconego na negocjacje i narastające nadzieje na wspólny projekt. Nie można pomijać wartości oraz przewagi rynkowej, które prezentują tajemnice naszego przedsiębiorstwa. Znaczenie ma szczególnie niejawny know-how, który chronimy przed rynkiem.

W takiej sytuacji warto zadać sobie pytanie, co ma dla nas większą wartość i co jest bardziej dotkliwe. Konieczność szukania nowego partnera biznesowego? Czy skopiowana baza klientów i niejawne know-how, które wyciekną na rynek lub zostaną wykorzystane przez konkurencję?

Skomentuj