RODO w procesie rekrutacji – Część II: Podstawa prawna i zgoda kandydata

W ostatnim poście pisałyśmy o tym, jak prawidłowo wypełnić obowiązek informacyjny wobec kandydata do pracy. Jak już wiecie, jednym z obowiązkowych elementów klauzuli informacyjnej jest wskazanie podstawy prawnej przetwarzania danych. Dzisiaj wyjaśniamy, co to w praktyce oznacza, gdy przygotowujemy klauzulę informacyjną dla osób aplikujących na wolne stanowisko.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych – jedna rekrutacja, kilka przepisów

W procesie rekrutacji dane osobowe przetwarzane są najczęściej na podstawie dwóch odrębnych przepisów RODO.

Część danych zbieramy dlatego, że są one niezbędne do podjęcia działań, które prowadzą do zawarcia umowy (tutaj umowy o pracę). O które dane chodzi? Otóż są to informacje o kandydacie, których podania może żądać pracodawca w oparciu przepisy kodeksu pracy. Wymienia je art. 22(1) § 1 KP:

  • imię i nazwisko
  • data urodzenia
  • dane kontaktowe, podane przez kandydata
  • wykształcenie i kwalifikacje zawodowe
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Właściwą podstawą prawną przetwarzania ww. danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO dotyczący przetwarzania odbywającego się z uwagi na niezbędność do zawarcia umowy z osobą, której dane dotyczą.

Podanie przez kandydata informacji o sobie w zakresie kodeksowym jest obowiązkowe.

Wszystkie pozostałe dane kandydat udostępnia dobrowolnie i możesz je przetwarzać pod warunkiem uzyskania zgody kandydata, czyli na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

W jakiej formie zebrać zgodę na przetwarzanie danych osobowych

Wyobraźmy sobie: prowadzimy rekrutację i na naszą skrzynkę pocztową wpływa CV zawierające informacje o kandydacie wykraczające poza kodeksowy katalog, jednak bez klauzuli o zgodzie na przetwarzanie jego danych osobowych. Co robić?

Może najbezpieczniej będzie usunąć całego maila i zapomnieć o nim? A może zadzwonić do zapominalskiego i poprosić o CV z klauzulą?

Otóż nie ma potrzeby ani usuwać danych, ani prosić o przekazanie oświadczenia o zgodzie. W tym przypadku zgoda została przez kandydata wyrażona już przez sam fakt przesłania do nas CV i umieszczenia w nim takich danych, jakie sam chciał nam udostępnić. Taka forma wyrażenia zgody zwana jest w języku prawniczym zgodą „dorozumianą”.

Jak pozyskać zgodę na przyszłe rekrutacje

Warto podkreślić, że zgoda dorozumiana może stanowić legalną podstawę przetwarzania danych wyłącznie na potrzeby bieżącego procesu rekrutacyjnego. Nie możemy więc w tym przypadku zostawić sobie CV „na zapas” i korzystać z niego w przyszłości, przy okazji zapełniania wakatu na innych stanowiskach.

Jeśli chcesz zostawić aplikację w swojej bazie, koniecznie pozyskaj od kandydata odrębną zgodę uwzględniającą wyraźnie możliwość korzystania z danych na potrzeby przyszłych rekrutacji. W tym wypadku rekomendujemy, aby taka zgoda została udzielona w formie trwałej, np. jako klauzula stanowiąca element CV. Dzięki temu w razie kontroli unikniesz problemów z wykazaniem legalności swojej bazy CV.

Dane szczególnej kategorii wymagają szczególnej zgody

Inaczej sprawa wygląda, jeśli w CV umieszczone są tzw. dane szczególnej kategorii. Zaliczają się do nich informacje o kandydacie ujawniające:

  • pochodzenie rasowe lub etniczne,
  • poglądy polityczne,
  • przekonania religijne lub światopoglądowe,
  • przynależność do związków zawodowych,
  • dane genetyczne,
  • dane biometryczne,
  • lub dane dotyczące zdrowia,
  • seksualności lub orientacji seksualnej.

Do zbierania danych szczególnej kategorii potrzebujesz dodatkowej zgody. Taka zgoda powinna przybrać formę wyodrębnionego oświadczenia, z którego będzie jasno wynikać, że informacje takiego rodzaju są nam przekazywane z inicjatywy kandydata i że wyraża on zgodę na ich przetwarzanie w procesie rekrutacji.

Jeżeli nie dysponujesz wyraźną, odrębną zgodą kandydata na przetwarzanie danych szczególnej kategorii, to tę część dokumentacji zawierającą wskazane wyżej informacje powinieneś natychmiast usunąć.

Czy pracodawca może zbierać informacje o niekaralności?

W Polsce obowiązuje zakaz przetwarzania w procesie rekrutacji jakichkolwiek danych związanych z karalnością kandydatów. Wyjątkiem jest, gdy działasz w oparciu o wyraźny przepis ustawowy – np. jak w przypadku rekrutacji do pracy w Policji. Nawet jeśli kandydat z własnej inicjatywy prześle nam zaświadczenie o niekaralności wraz z odrębnym oświadczeniem o zgodzie na przetwarzanie jego danych w tym zakresie. Również w takich przypadkach niezwłocznie i trwale usuń takie dokumenty.

RODO w rekrutacji w 3 krokach

Podsumowując, pamiętaj i zawsze sprawdzaj:

  • jakiego rodzaju informacje znajdują się w dokumentach aplikacyjnych
  • czy kandydat umieścił w nich klauzulę zgody na przetwarzanie jego danych osobowych
  • jaka jest treść klauzuli, tj. na co konkretnie kandydat wyraził zgodę.

Od tego zależy, w jakim zakresie i jak długo możesz z otrzymanej dokumentacji korzystać, nie naruszając przy tym przepisów i zasad wynikających z RODO.

Dobrą praktyką jest podawanie w ogłoszeniu o pracę gotowej treści oświadczenia o zgodzie do wykorzystania przez aplikujących.

Skomentuj