Blog

Okiem eksperta

zdalne zgromadzenie wspólników

Jak zrobić zdalne zgromadzenie wspólników?

W dobie pandemii wiele uległo zmianie. Również przepisy dotyczące zgromadzeń wspólników w spółce z o.o. musiały przejść metamorfozę i dostosować się do nowych realiów. Niektóre rozwiązania z okresu tzw. twardego lockdown’u pozostały z nami do dziś. Jednym z nich jest możliwość zdalnego przeprowadzania zgromadzeń wspólników.

Aktualne brzmienie przepisów Kodeksu spółek handlowych, które dotyczą zdalnego przeprowadzania zgromadzeń wspólników w spółce z o.o. zawarte jest w art. 2341. Dla lepszego zrozumienia przytaczamy je w całości, według stanu obowiązującego od ostatniej nowelizacji, czyli od dnia 31 marca 2020 roku:

Art.  2341 KSH [Elektroniczne zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.]

§ 1. Udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. O udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób, o którym mowa w zdaniu pierwszym, postanawia zwołujący to zgromadzenie.

§ 2. Udział w zgromadzeniu wspólników, o którym mowa w § 1, obejmuje w szczególności:

1) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, i

2) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Jakie były możliwości zdalnego zgromadzenia wspólników przed nowelizacją?

Warto dodać, że przed ostatnią nowelizacją art. 2341 §1 KSH również dopuszczał wariant zdalnego zgromadzenia wspólników, ale mogło się tak stać tylko gdy umowa spółki dopuszczała taką możliwość.

W praktyce różnica polegała na tym, że jeśli w umowie spółki taka możliwość nie została wyraźnie przewidziana, to nie było możliwe przeprowadzanie takiego zgromadzenia w sposób elektroniczny. Do dnia 31 marca 2020 r., aby przeprowadzić zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w sposób zdalny należało uprzednio wprowadzić odpowiednie postanowienia do  umowy spółki. Obecnie jest znacznie łatwiej.  

Jakie są teraz warunki zrobienia zdalnego zgromadzenia wspólników?

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, przeprowadzenie zdalnego zgromadzenia wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest dopuszczalne nawet jeśli w umowie spółki te kwestie nie zostały w ogóle poruszone. Jedyny wyjątek stanowi sytuacja, gdy w umowie spółki wyraźnie wskazano, że nie dopuszcza ona takiej formy przeprowadzenia zgromadzeń.

Jak wynika z powyżej przytoczonego przepisu, „Udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.” (zdanie pierwsze art. 2341 §1 KSH). Decyzję, czy dane zgromadzenie wspólników będzie odbywało się zdalnie podejmuje zwołujący. A więc zazwyczaj Zarząd spółki.

Zgromadzenie wspólników czy na pewno w pełni zdalne?

Co ważne, wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu na odległość, przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jednak zgromadzenie nadal powinno odbywać się w konkretnym, fizycznym miejscu, oznaczonym w umowie spółki (najczęściej w siedzibie spółki) na terytorium RP.

W praktyce, on site, czyli w miejscu odbycia zgromadzenia wspólników obecny jest protokolant oraz osoba pełniąca funkcję przewodniczącego zgromadzenia. Pozostali uczestnicy – wspólnicy lub członkowie zarządu – mogą dołączyć do spotkania za pośrednictwem komunikatorów np. Teams, Skype, zależnie od przyjętych zasad.

Zwołanie zdalnego zgromadzenia wspólników

Zgromadzenia wspólników, które ma odbywać się zdalnie, zwołuje się w taki sam sposób, jak te tradycyjne. A więc zazwyczaj robi to Zarząd, zwołując zgromadzanie w oparciu o przepisy Kodeksu spółek handlowych co najmniej dwa tygodnie przed planowanym terminem zgromadzenia.

Ważne jest, aby wskazać formę, jaką ma przyjąć dane zgromadzenie oraz jeśli ma się ono odbywać w formie zdalnej, konieczne jest, aby uczestnicy mogli zapoznać się z regulaminem określającym zasady takiego udziału (o czym będzie mowa poniżej).

Regulamin zdalnego zgromadzenia wspólników

Jak już wspominaliśmy, aby móc przeprowadzić zdalne zgromadzenie wspólników w sposób zdalny, należy przygotować jego regulamin. Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych, za przygotowanie regulaminu odpowiedzialna jest Rada Nadzorcza Spółki, a w jej braku wspólnicy. W regulaminie należy szczegółowo określić zasady przeprowadzenia zdalnego zgromadzenia. Co ważne, regulamin nie może ustalać takich wymogów, które utrudniałyby uczestnictwo wspólnikom w zgromadzeniu. Powinien określać przede wszystkim platformę, za pośrednictwem której zgromadzenie się odbędzie oraz warunki techniczne niezbędne do udziału.

„Regulamin taki może określać wyłącznie takie wymogi i ograniczenia, które są niezbędne do identyfikacji wspólników bądź akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.”

(M. Koralewski, Funkcjonowanie kolegialnych organów spółek kapitałowych w dobie epidemii koronawirusa, LEX/el. 2020.)

Protokół e-zgromadzenia

Tak jak w przypadku tradycyjnych zgromadzeń wspólników, również w sytuacji, gdy zgromadzenie wspólników odbywa się zdalnie konieczne będzie sporządzanie protokołu z jego przebiegu.

Protokół, zgodnie z przepisami KSH, sporządzany jest przez protokolanta i dodatkowo podpisywany przez przewodniczącego. Do protokołu standardowo dołączamy listę obecności. W przypadku zdalnego zgromadzenia wspólników, możliwe jest sporządzenie dwóch list obecności: wspólników obecnych osobiście na zgromadzeniu oraz wspólników, biorących udział w zgromadzeniu online, ich podpis nie jest jednak wymagany. Tą listę podpisuję tylko przewodniczący i protokolant.

W przypadku pytań zapraszamy do kontaktu. Chętnie też poznamy Wasze doświadczenia ze zdalnych zgromadzeń?

Autorka wpisu: Oliwia Dembska
Kategoria: Okiem eksperta
Tagi: biznes prawodlabiznesu prawodlaprzedsiębiorców You Do Business We Do Legal zdalne zgromadzenie wspólników