Stworzenie własnego wzoru umowy to ważny krok w prowadzeniu własnej działalności gospodarczej. O tym, że warto mieć własny wzór umowy wie prawie każdy, komu przyszło obsługiwać więcej niż kilku klientów jednocześnie. Dużo mniej osób wie, jak dobrze go przygotować. Ten artykuł pomoże ci poznać zalety posługiwania się wzorem umowy i ocenić czy w twoim przypadku pora na stworzenie własnego.

Po co przedsiębiorcy własny wzór umowy

Jeśli za każdym razem, gdy czytasz umowę, którą przesłał ci klient, czujesz się zagubiony i odechciewa ci się współpracy, to znak, że powinieneś stworzyć własny wzór umowy. Po pierwsze pozwoli ci to na oszczędzenie czasu, który w przeciwnym razie będziesz poświęcał na czytanie umów przesyłanych przez kontrahentów. Jeśli w ciągu roku zdarza ci się negocjować z co najmniej kilkoma klientami, to czytanie ich umów i proponowanie do nich zmian zajmie ci co najmniej kilkanaście godzin. Jest to czas, który dużo lepiej spożytkujesz na pracę.

Analogicznie, jeśli będziesz tworzyć odrębne umowy dla każdego nowego klienta, wkrótce zabraknie ci czasu na świadczenie usług. Ogranicz ten wysiłek do przesłania im gotowego wzoru umowy i poproś by nanieśli w nim swoje propozycje, koniecznie w trybie śledzenia zmian.

Jak napisać swój wzór umowy o dzieło

Zdajemy sobie sprawę, że absolutnie nikt (nawet prawnicy) nie lubi czytać długich umów. Ale niestety, tworzenie wzorów umów, które są (za) krótkie zwykle mija się z celem. Wzór umowy to twoja wizytówka, ale też przede wszystkim narzędzie pracy. Jeśli nie zostanie precyzyjnie napisany to nie spełni swojej roli, czyli nie zabezpieczy twoich interesów w razie problemów. A umowy piszemy na złe czasy. Ponadto, jeśli świadczysz kilka, różniących się od siebie usług, być może warto rozważyć stworzenie kilku wzorów umowy. 

Wzór umowy powinien być dopasowany do twoich potrzeb i przede wszystkim do rodzaju świadczonych usług. Aby wzór mógł cię prawidłowo zabezpieczyć, powinien określać nie tylko przedmiot zamówienia i warunki zapłaty, ale również: 

Uprawnienia i obowiązki obu stron

Nie chodzi o tak podstawowe świadczenia jak zapłata czy dostarczenie towaru, ale też przykładowo: zobowiązanie do dochowania należytej staranności, określenie czy wykonawca ma wykonać zlecenie samodzielnie czy może korzystać z pomocy podwykonawców, ustalenie możliwości zgłaszania uwag przez zamawiającego, czy też przewidywanie możliwości odstąpienia od umowy, jeśli produkt nie spełni oczekiwań zamawiającego itp.

Sytuacje, w których strony będą mogły rozwiązać umowę

Umowy zawieramy na początku współpracy, ale ważne jest też, by jasno określić co się stanie, jeśli nasza współpraca się nie powiedzie. Albo jeśli zwyczajnie postanowimy zakończyć dany projekt. Wzór umowy powinien jasno przewidywać, kiedy dochodzi do zakończenia współpracy i jakie będzie to miało skutki chociażby dla dotychczas wykonanej pracy i przekazanych utworów. Więcej o tym w punkcie o poufności i prawach autorskich.

Poufność

Jeśli w ramach świadczenia usług dzielisz się z klientem informacjami, co do których nie chcesz, aby stały się publicznie znane, umieść we wzorze umowy postanowienia zabezpieczające ich poufność. Obowiązek taki warto obwarować karą umowną, a także wyraźnie napisać, że jest on nieograniczony w czasie, a rozwiązanie umowy nie wpłynie na jego obowiązywanie.

Niezależnie od tego, warto też rozważyć podpisywanie osobnych umów o zachowanie poufności. Więcej o nich przeczytasz w naszym poprzednim wpisie.

Prawa autorskie

Twoja działalność skupiona jest wokół zamawiania i wykonywania utworów? Pracujesz w IT albo w biznesie kreatywnym? Jeśli tak, to klauzule regulujące licencjonowanie lub przenoszenie praw autorskich to podstawa twojego wzoru umowy. I podobnie jak w przypadku poufności, rozwiązanie umowy może zniweczyć jej skutki. Pamiętaj, aby przed stworzeniem wzoru umowy przemyśleć jaki skutek będzie miało jej rozwiązanie dla korzystania z tych utworów. 

Częste błędy we wzorach umów

W swojej pracy często spotykamy się z wzorami, które są napisane niestarannie. Na pierwszy rzut oka widać, że są one „składane” z kilku innych umów. Tworzenie umów na zasadzie „kopiuj-wklej” bardzo rzuca się w oczy. Warto zdać sobie sprawę, że taki dokument rzutuje również na twój wizerunek. 

Najczęstszymi błędami w umowach tworzonych w ten sposób, jest używanie na przemian dwóch różnych terminów prawnych na opisanie jednego zdarzenia. Jakie może mieć to konsekwencje? Czytaj dalej.

Rozwiązanie a odstąpienie od umowy, czym się różnią

Dobrym przykładem są pojęcia: rozwiązanie umowy i odstąpienie od umowy. Są to dwa różne terminy. 

Rozwiązanie umowy oznacza, że przynajmniej jedna ze stron chce zakończyć współpracę, która ma charakter ciągły i np. wypowiedzieć umowę najmu albo zrezygnować z abonamentu. 

Natomiast odstąpienie od umowy to termin stosowany w sytuacji, gdy strona chce pożegnać się w taki sposób, żeby zawarcie umowy uznano za niebyłe. Co ważne, zasadą jest, że w przypadku odstąpienia od umowy strony powinny dokonać wzajemnych rozliczeń, zwrócić sobie to co świadczyły do tej pory – bo umowa nie została zawarta i wracacie się do punktu wyjścia, czyli do czasu sprzed zawarcia umowy.  

A zatem o odstąpieniu od umowy możemy mówić np. w przypadku, gdy chcesz kupić używane auto, ale nie jesteś pewny jego stanu technicznego. Chcesz na wszelki wypadek uzyskać kilka dni na przekonanie się czy na pewno chcesz je zatrzymać. W przypadku skutecznego odstąpienia od umowy zwrócisz samochód sprzedawcy, a on odda ci pieniądze.

Umowa powinna przewidywać w jakim maksymalnym terminie możesz od umowy odstąpić. Nie rozsądnym byłoby przecież zakładać, że można odstąpić od umowy na przykład po roku.

Jak widzisz wymienne posługiwanie się pojęciem rozwiązania i odstąpienia może rodzić niezamierzone skutki. Dlatego jeśli sporządzasz swój wzór umowy samodzielnie, upewnij się, że na pewno rozumiesz wszystkie terminy, którymi się posługujesz.

Podawanie czasu obowiązywania umowy o dzieło

Bardzo częstym błędem w umowach o dzieło tworzonych w oparciu o „nie do końca pasujące wzory”, jest określanie „czasu obowiązywania” takiej umowy. Umowy o dzieło nie powinny być ograniczane czasowo. W umowie można natomiast, a nawet trzeba, określić termin realizacji konkretnego zamówienia. 

Tak zawartej umowy nie trzeba rozwiązywać poprzez wypowiedzenie, bo nie ma ona charakteru ciągłego, jak przykładowo najem. Umowa o dzieło po przekazaniu przedmiotu zamówienia i dokonania zapłaty zostaje po prostu wykonana i nie istnieje potrzeba jej rozwiązywania.