Kary umowne stanowią dziś powszechny element umów pomiędzy profesjonalistami. Przekonaj się, na ile świadomie używasz tego instrumentu.

Czym jest kara umowna

Ogólnie można powiedzieć, że każde nasze działanie, które spowodowało szkodę u innej osoby i za które jesteśmy odpowiedzialni, zobowiązuje nas do naprawienia tej szkody. Niezależnie od tego, czy łączy nas z taką osobą umowa, czy też nie. Przykładowo, jeśli zbijemy komuś szybę, musimy ponieść tego konsekwencje. Poszkodowany musi jednak dokładnie określić (prawnicy mówią „wykazać”) jaka szkoda go spotkała. Jeśli zbiliśmy komuś szybę lub zepsuliśmy komputer, szkoda będzie wynosiła równowartość tego, co poszkodowany musiałby zapłacić, aby przywrócić stan sprzed szkody.

W Polsce nie istnieje możliwość żądania odszkodowania wyższego niż wyrządzona szkoda. Stąd tak istotne jest posiadanie instrumentów umożliwiających wyliczenie poniesionej szkody. Jeśli nie potrafimy obliczyć i wykazać rozmiaru poniesionej szkody, trzeba liczyć się z tym, że możemy nie dostać żadnego odszkodowania.

Trzeba wiedzieć, że istnieją sytuacje, w których dokonanie takiego wyliczenia szkody jest bardzo trudne, a czasem wręcz niemożliwe. Szczególnie jeśli działania, które szkodę wywołują, powodują skutki mniej namacalne, niematerialne, a więc trudniejsze do oszacowania. W takim przypadku, aby umownie zabezpieczyć się przed koniecznością i ryzykiem wyliczania i udowadniania dokładnej wysokości szkody, wymyślono karę umowną. Istotą kary umownej jest wiec to, że w razie wystąpienia sytuacji, na okoliczność której karę zastrzeżono, kara umowna będzie należna do zapłaty dokładnie w takiej kwocie, jak określono w umowie. Niezależnie od faktycznego rozmiaru poniesionej szkody ani tego czy jesteśmy w stanie tę wysokość udowodnić.

Kiedy nie muszę się godzić na karę umowną

W swojej działalności możesz spotkać się z sytuacją, w której negocjując warunki współpracy, kontrahent zaproponował swój wzór umowy. Zdarza się, że przesłany „do podpisu” projekt od góry do dołu nafaszerowany karami umownymi. Pamiętaj, że taki wzór podlega negocjacjom i stanowi jedynie punkt wyjścia do waszych rozmów. Nawet jeśli został przedstawiony w pdf.

Przy negocjowaniu usunięcia lub modyfikacji warunków kar umownych warto przedstawić drugiej stronie argumenty przemawiające za naszym stanowiskiem. Przesłanki do powstania obowiązku zapłaty kary umownej powinny być bardzo precyzyjne, a okoliczności, za które bierzemy odpowiedzialność uzasadnione. Jeśli nie są, warto drugiej stronie zwrócić na to uwagę.

Przykładowo: jeden z naszych klientów otrzymał od swojego kontrahenta wzór umowy, który przewidywał kary umowne za „nieuzasadnione zaprzestanie lub przerwanie realizowania postanowień Umowy, jak również podjęcie powyższych działań w sposób nieuzgodniony z Zamawiającym”. Za takie działanie przewidziana była kara umowna w wysokości kilkunastu tysięcy złotych.

Taki zapis był bardzo niekorzystny dla naszego klienta. Po pierwsze, „nieuzasadnione zaprzestanie lub przerwanie realizowania postanowień Umowy” w przypadku umowy B2B to bardzo ogólne stwierdzenie i nie wiadomo do końca, co za nim się kryje. Po drugie, w tym konkretnym przypadku „zaprzestanie realizowania postanowień umowy” skutkowałoby powstaniem po stronie kontrahenta bardzo prostej do obliczenia szkody. Nie było więc żadnego powodu, aby na tego typu karę umowną, w dodatku bardzo wysoką, się godzić.

Kiedy kara umowna jest uzasadniona

W zasadzie powszechną i w naszej ocenie również całkowicie uzasadnioną praktyką jest sankcjonowanie karą umowną obowiązków w zakresie zachowania poufności. Jeśli tajemnica przedsiębiorstwa zostanie ujawniona przez kontrahenta, przedsiębiorstwo jest narażone na bardzo duże straty. Jednakże udowodnienie, za jaką część (i jaką dokładnie kwotę) takiego uszczerbku odpowiadać miałaby druga strona będzie w praktyce bardzo trudne. Potwierdza to również orzecznictwo sądów.

Podobne trudności powoduje egzekwowanie zobowiązań umownych w zakresie nakazania powstrzymania się od działalności konkurencyjnej, czy też zakazu przejmowania klientów w warunkach stanowiących czyn nieuczciwej konkurencji. Szacowanie tego typu szkody jest bardzo trudne oraz ryzykowne. Procesy sądowe dotyczące zapłaty tego rodzaju odszkodowań są kosztowne i długotrwałe, a ich wynik niepewny. Stąd konieczność zabezpieczenia się karami umownymi.

Powszechnie stosuje się też kary umowne dla zabezpieczenia terminowego wykonania usług lub zamówionych rezultatów działalności, np. przy umowach o prace budowlane.

Przy tego typu przedsięwzięciach raczej trudno będzie przekonać drugą stronę do wykreślenia postanowień o karach umownych. Zawsze można jednak próbować negocjować zaproponowaną kwotę kary umownej, jak również rozważyć limity kwotowe dla odpowiedzialności z tytułu kar umownych – jeśli specyfika współpracy wymusza wprowadzenie wielu ich rodzajów.

Każda sytuacja wymaga jednak indywidualnej analizy. Dlatego warto pamiętać, aby umowy podpisywane w ramach przedsiębiorstwa przeanalizować ze swoim prawnikiem.