Sejm zajmuje się pracami nad kompleksową regulacją dotyczącą pracy zdalnej. Obowiązująca dotychczas specustawa anty-covidowa umożliwia pracodawcom wysłanie pracownika do pracy z domu tylko do 16 sierpnia br. Można się więc spodziewać, że ustawodawca będzie chciał zdążyć z uchwaleniem nowych przepisów przed tym terminem.

Praca zdalna nie tylko z domu

Potocznie przyjmuje się, że praca zdalna jest pracą z domu. Nie musi jednak tak być. Pracownik będzie miał prawo wskazać jakiekolwiek miejsce, w którym zamierza wykonywać swoje obowiązki służbowe. Jak bowiem czytamy w projekcie: „praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika.”

Dowolność pracownika co do wyboru miejsca pracy zdalnej jest jednak ograniczona. Musi on zawsze uzgodnić ze swoim szefem, czy ten wyraża zgodę, aby praca była wykonywana pod wskazanym adresem. To bardzo ważne, gdyż dobór odpowiedniego miejsca może mieć znaczenie z punktu widzenia ochrony danych osobowych, informacji poufnych oraz tajemnicy przedsiębiorstwa pracodawcy.

W trakcie zatrudnienia pracownik będzie mógł zmieniać miejsce wykonywania pracy zdalnej, jednak za każdym razem powinien uzyskać zgodę pracodawcy na taką zmianę.

Praca zdalna niejedno ma imię

Zgodnie z projektowaną regulacją, pracę zdalną będzie można wykonywać w całości etatu lub tylko w wybranym zakresie czasowym. Można to określić na etapie zawierania umowy o pracę lub w czasie jej trwania.

Dodatkowo, nawet jeśli strony nie przewidują zasadniczo możliwości wykonywania pracy w formie zdalnej, ustawodawca pozostawia każdej z nich pewną furtkę.

Pracownik będzie miał prawo zawnioskować o tzw. okazjonalną pracę zdalną. Wniosek można złożyć pisemnie lub elektronicznie, ale należy pamiętać, że maksymalnie może on dotyczyć 24 dni w roku kalendarzowym.

Z kolei pracodawca będzie mógł polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnie w dwóch rodzajach sytuacji:

1. w czasie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu; lub
2. na czas działania siły wyższej, która powoduje, że na dotychczasowym miejscu pracy nie można zapewnić odpowiednich warunków BHP.

Polecenie pracy zdalnej będzie skuteczne, o ile pracownik potwierdzi wcześniej na piśmie lub elektronicznie, że posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do pracy zdalnej.

Nowe przepisy – nowe obowiązki

Dotychczas wystarczyło wydać pracownikowi polecenie pracy zdalnej i określić termin jej stosowania. Polecenie mogło mieć dowolną formę, nawet ustną. Wraz z nowymi przepisami przyjdą jednak nowe obowiązki i zdecydowanie więcej formalności.

Przedsiębiorstwo, w którym pracownicy wykonują swoje obowiązki z domu powinna określić zasady pracy zdalnej w odpowiednim regulaminie lub w porozumieniu ze związkami zawodowymi, jeżeli działają one w zakładzie pracy.

Można uniknąć wydawania regulaminu lub zawierania porozumienia ze związkami i określić zasady pracy zdalnej indywidualnie, w porozumieniu z pracownikiem. Takie rozwiązanie może się okazać jednak mało wygodne, ponieważ wymaga negocjowania warunków pracy zdalnej osobno z każdym etatowcem.

Obok sporządzenia dokumentów ustalających zasady ogólne pracy zdalnej, szef musi zadbać o dołożenie do akt osobowych pracownika kilku dodatkowych kart. Między innymi, konieczne będzie przekazanie każdemu pracownikowi dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia w trybie art. 29 §3 Kodeksu pracy. W informacji tej należy wskazać:

1. jednostkę organizacyjną, do której należy stanowisko pracy zdalnej danego pracownika; oraz
2. osobę odpowiedzialną za współpracę z pracownikiem i upoważnioną do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Zdalnie kontrolowane

Specyfika pracy spoza biura powoduje, że szefowi trudniej będzie sprawować bezpośrednie kierownictwo nad pracownikiem. Idąc naprzeciw potrzebom pracodawców, projektowane przepisy przewidują możliwość kontrolowania aktywności podwładnych.

Po pierwsze, pracodawca może przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika. W ramach tej kontroli szef będzie sprawdzać czas pracy oraz weryfikować efekty pracy. Przydatny w sprawowaniu tej formy kontroli może okazać się monitoring skrzynki mailowej pracownika lub monitoring systemu IT. Należy jednak pamiętać, że korzystanie z monitoringu wymaga poinformowania załogi i wprowadzenia odpowiednich zapisów w regulaminie pracy.

Po drugie, pracodawca będzie upoważniony do skontrolowania przestrzegania przez pracownika wymogów bezpieczeństwa i higieny pracy. Dotyczy to przede wszystkim sprawdzenia czy warunki lokalowe spełniają właściwe normy.

Ostatnią sferą podlegającą kontroli będzie przestrzeganie przez pracownika wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Z punktu widzenia pracodawcy ten obszar może być kluczowy, ze względu na konieczność ochrony tajemnic przedsiębiorstwa czy zapewnienia odpowiedniego stopnia zgodności z wymogami dotyczącymi RODO.

Dane osobowe chronione z domu

Skoro mowa o RODO, warto wspomnieć, że pracodawca będzie zobowiązany do określenia procedur ochrony danych osobowych specjalnie na potrzeby wykonywania pracy zdalnej. W części przedsiębiorstw obowiązujące procedury spełniają już to wymaganie. Warto jednak sprawdzić, czy firmowe dokumenty zawierają wyraźne wytyczne co to tego, jak chronić dane osobowe w warunkach pracy zdalnej.

Odpowiednie procedury to tylko początek. Nawet najlepsza procedura zawiedzie, jeśli nie będzie stosowana. Dlatego tak ważne jest, aby odpowiednio przeszkolić pracowników. Dodatkowo, projektowana regulacja wskazuje, że każdy zdalnie pracujący powinien podpisać odrębne oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami wewnętrznymi w obszarze ochrony danych osobowych i zobowiązaniu do ich przestrzegania.

Praca zdalna – ciąg dalszy nastąpi…

Projekt przepisów o pracy zdalnej wprowadza dużo więcej zmian, jak na przykład zasady zwracania pracownikom kosztów pracy zdalnej lub odrębności w zakresie BHP. Zapraszamy do śledzenia naszego bloga, niebawem powrócimy z tematem.

Będziemy również przygotowywać serię spotkań edukacyjnych z sesją Q&A w formie Webinarów, dotyczących nadchodzących zmian, tzn. w zakresie:

1. wprowadzenia przepisów regulujących pracę zdalną, a wraz z nimi szereg nowych obowiązków (w tym dotyczących przygotowania odpowiednich dokumentów) i kosztów (np. zwroty za energię i łącza telekomunikacyjne niezbędne do pracy zdalnej) po stronie pracodawcy;
2. wdrożenie dyrektywy „work-life balance”, w tym zmiany w urlopach rodzicielskich i opiekuńczych czy nowy typ zwolnienia z pracy z powodu siły wyższej;
3. zmiana w zasadach badania trzeźwości pracowników.

Zapraszamy do kontaktu, jeśli jesteście zainteresowani tą tematyką lub chcielibyście wziąć udział w takim Webinarze.