1. Czy w czasie pandemii można polecić pracownikowi, aby wykonywał swoja pracę z domu, nawet jeśli wcześniej w zakładzie pracy nie stosowano tzw. telepracy?

Tak. Stosowanie pracy zdalnej jest możliwe na podstawie przepisów tzw. specustawy antywirusowej, która weszła w życie 8 marca br.

Pracodawca może polecić pracownikowi zdalne wykonywanie pracy, o ile ma to na celu przeciwdziałanie pandemii koronawirusa. Motywacją pracodawcy może być zarówno zwalczanie zakażeń i skutków choroby, jak również profilaktyka i zapobieganie rozprzestrzenianiu się pandemii.

2. Jaką formę powinno mieć polecenie pracy zdalnej i co należy w nim zawrzeć?

Polecenie pracy zdalnej może zostać złożone w dowolnej formie, także ustnie. Jednocześnie rekomendujemy, aby ze względów dowodowych zachować trwały ślad takiego komunikatu i jego treści, np. w postaci wiadomości e-mail lub SMS.

Pracodawca nie musi uzasadniać wydanego polecenia pracy z domu. Należy jednak pamiętać, że polecenie powinno mieć na celu przeciwdziałanie pandemii.

Obowiązkowym elementem polecenia pracy zdalnej jest wskazanie czasu, w jakim polecenie takie obowiązuje. Pracę zdalną można bowiem wprowadzić tylko na czas określony.

3. Jak długo możne trwać praca zdalna?

Zgodnie z przepisami, praca zdalna jest rozwiązaniem tymczasowym. Decyzja o długości trwania pracy zdalnej należy do pracodawcy, który jednak musi brać pod uwagę celowość stosowania takiej organizacji pracy w kontekście przeciwdziałania pandemii.

Warto jednocześnie wskazać, że przepisy specustawy dotyczące pracy zdalnej stracą swoją moc po upływie 180 dni od dnia ich wejścia w życie. Należy więc przyjąć, że polecenie pracy zdalnej nie powinno wykraczać poza ten termin.

4. Czy pracownik może odmówić pracy w formie zdalnej?

Nie. Na mocy specustawy pracodawcy mają prawo nakazać pracownikom pracę w formie zdalnej. Pracownik nie może kwestionować takiego polecenia.

Pracownik ma obowiązek stosować się do poleceń pracodawcy, które dotyczą pracy i nie naruszają prawa. W przeciwnym wypadku pracownik naruszałby swój podstawowy obowiązek stosowania się do poleceń pracodawcy (tzw. zasada podległości pracownika).

W razie nieuzasadnionej odmowy wykonania polecenia pracy zdalnej pracownik naraża się na negatywne konsekwencje. Przełożony może wobec niego zastosować karę porządkową, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach nawet rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (tzw. tryb dyscyplinarny).

Z drugiej strony, warunki mieszkaniowe lub rodzinne mogą uniemożliwiać pracownikowi wykonywanie pracy z domu. W takich sytuacjach podwładny powinien niezwłocznie zgłosić takie okoliczności pracodawcy. Ten z kolei ma obowiązek zapewnienia pracownikowi możliwości wykonywania pracy zdalnie z innego miejsca niż miejsce zamieszkania.

5. Czy pracownik może sam zdecydować o wykonywaniu pracy zdalnie?

Nie. Decyzja o zastosowaniu pracy zdalnej należy wyłącznie do pracodawcy.

Jednakże w obecnym stanie epidemii wydaje się rozsądnym, aby pracodawca uwzględniał w miarę możliwości uzasadnione obawy pracowników i – tam gdzie to możliwe – stosował formę pracy zdalnej.

6. Jak kontrolować czas pracy wykonywanej w formie zdalnej?

Przepisy specustawy nie wprowadzają żadnych szczególnych rozwiązań dotyczących kontroli czasu pracy. Strony powinny więc stosować dotychczasowe zasady, oczywiście z uwzględnieniem specyfiki pracy na odległość.

Należy pamiętać, że kodeks pracy zawiera szczegółowe regulacje dotyczące możliwości monitorowania pracowników, w tym stosowania monitoringu poczty elektronicznej lub aktywności w sieci. Przepisy te nie uległy zmianie ani zawieszeniu na okres ogłoszonej epidemii. Jeżeli więc pracodawca dotychczas nie stosował takich instrumentów kontroli, ich wprowadzenie musi spełniać wymogi kodeksowe.