Dziś poruszamy ważny temat, który dotyczy dużej części przedsiębiorstw działających w Polsce – chodzi o konieczność wprowadzenia procedur AML (Anti-Money Laundering) – czyli procedur zapobiegania praniu brudnych pieniędzy.

Co ważne, katalog instytucji zobowiązanych do wdrożenia procedur AML wciąż się powiększa. Nowelizacja z 2021 roku znacznie rozszerzyła grono podmiotów, które objęte są wymogami z zakresu identyfikowania, monitorowania i zgłaszania podejrzeń o pranie pieniędzy.

Zapewnienie skutecznych i zgodnych z przepisami procedur AML jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale również kluczowym elementem odpowiedzialnego zarządzania biznesem. W tym artykule przyjrzymy się, czym są procedury AML i dlaczego są one tak istotne dla polskich firm, które – zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – są tzw. instytucjami obowiązanymi.

Kogo dotyczy ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu?

Katalog tzw. instytucji obowiązanych jest szeroki. Są to między innymi:

• przedsiębiorcy – w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10.000 euro (przy czym bez znaczenia jest, czy jest to jedna operacja, czy też kilka powiązanych operacji),
• banki, instytucje kredytowe i ich oddziały, spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe (SKOKi),
• krajowe instytucje płatnicze, małe instytucje płatnicze oraz biura usług płatniczych,
• przedsiębiorcy prowadzący działalność kantorową,
• kantory, także kantory kryptowalut,
• księgowi i podmioty świadczące usługi związane z doradztwem i obsługą podatkową, nawet jeżeli są to jednoosobowe biura rachunkowe;
• galerie sztuki i domy aukcyjne;
• pośrednicy w obrocie nieruchomościami, z wyłączeniem czynności pośrednictwa w obrocie nieruchomościami zmierzających do zawarcia umowy najmu lub dzierżawy nieruchomości lub ich części, w której miesięczny czynsz został określony w wysokości mniejszej niż równowartość 10 000 euro.

Jak podejść do tematu wdrożenia procedur AML?

Wdrożenie AML to proces, który obejmuje szereg działań, które należy wykonać, przestrzegać i regularnie powtarzać, aby pozostać w zgodzie z przepisami dotyczącymi zwalczania prania brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu.

Po pierwsze, należy wyznaczyć odpowiednią osobę (najlepiej z kadry kierowniczej), która przejdzie specjalistyczne szkolenie w zakresie wdrożenia AML. Ta osoba będzie odpowiedzialna za nadzorowanie procesu wdrażania i egzekwowania polityk AML.

Następnie ta wyznaczona osoba powinna przeszkolić pozostałych pracowników w temacie wdrażania i przestrzegania procedur AML. To ważne, aby wszyscy pracownicy mieli świadomość zagrożeń związanych z praniem pieniędzy i wiedzieli, jak postępować zgodnie z politykami AML.

Kolejnym krokiem jest opracowanie analizy ryzyka, czyli dokumentu, który określi obszary działalności firmy, gdzie istnieje ryzyko naruszenia zasad AML. Na przykład może to być obszar przyjmowania dużych wpłat gotówkowych lub płatności za usługi od powiązanych ze sobą podmiotów. Opracowanie tej analizy pozwoli zidentyfikować potencjalne zagrożenia i wdrożyć odpowiednie środki zaradcze, aby zminimalizować ryzyko wystąpienia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Ostatni krok to wprowadzenie stosownej procedury AML.

Czym są procedury AML

Procedury AML to zestaw działań, polityk i kontroli mających na celu wykrywanie i zapobieganie praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Głównym celem procedur AML jest identyfikacja i minimalizacja ryzyka, że dany podmiot może być wykorzystywany do nielegalnych transakcji finansowych.

Procedura AML obejmuje w szczególności wskazanie:

• czynności lub działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
• zasad rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
• środków stosowanych w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną;
• zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;
• zasad przechowywania dokumentów oraz informacji;
• zasad wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach;
• zasad upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• zasad kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze;
• zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy;
• zasad dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

Procedura AML – podsumowanie

Wprowadzenie procedur AML w przedsiębiorstwie może być nie tylko niezbędne z perspektywy prawnej, jak warte rozważenia od strony etycznej. Procedury AML stanowią fundament odpowiedzialnego zarządzania biznesem, pozwalając przedsiębiorcom minimalizować ryzyko finansowe, zapewniać zgodność z przepisami i chronić reputację.

Uważamy, że warto rozpowszechniać te idee i zachęcamy polskich przedsiębiorców do podejmowania działań w celu rozszerzania swojej świadomości, nawet jeśli nie mają oni (jeszcze) prawnego obowiązku wdrożenia procedur AML. Bezpieczeństwo, zgodność i odpowiedzialność powinny być priorytetami każdego przedsiębiorstwa, które pragnie prosperować w dzisiejszym globalnym środowisku biznesowym.

Dziękujemy za przeczytanie tego artykułu! Jeśli masz jakieś pytania lub uwagi na temat procedur AML, a może chcesz z nami zająć się tym tematem w ramach Twojego biznesu, skontaktuj się z nami.

(c) obraz tytułowy: Photo by Sasun Bughdaryan on Unsplash