Od trzech tygodni wszyscy przebywamy na przymusowej izolacji. Rząd wprowadza kolejne restrykcje i ograniczenia z uwagi na koronawirusa. A co w czasach zarazy robią przedsiębiorcy? Jakie działania podejmują ich firmy? Jak wygląda dzisiejszy świat przedsiębiorców z perspektywy adwokata zajmującego się doradztwem prawnym dla biznesu i specjalizującego się w prawie własności intelektualnej. No i jak wygląda własność intelektualna Twojej firmy w czasach kryzysu?

Wczoraj (31.03.2020 r.) właśnie o tym rozmawiałyśmy z Dorotą Rycharską z Agile Biznes w Jej live’ie z serii Niezbędnik przedsiębiorcy na trudne czasy.

Ten materiał w całości możecie zobaczyć na fanpage’u Agile Biznes i na You Tube. A poniżej podsumowanie.

Co robią firmy w czasach zarazy?

Jako przedsiębiorcy usiłujemy dostosować się do nowych okoliczności. W nerwowy, czasem nie do końca przemyślany sposób podejmujemy dużo decyzji dotyczących naszego biznesu. Jak odbija się taki świat w lustrze regulacji prawnych? Jakie działania przedsiębiorców i związane z nimi zagrożenia dotyczące własności intelektualnej możemy tutaj zidentyfikować?

Zapraszam do mojej subiektywnej analizy tego, co teraz robi biznes? Co robią nasi klienci? Co robimy my?

Zamykanie i zawieszanie działalności

Wielu przedsiębiorców podejmuje decyzję o zakończeniu lub zawieszeniu dotychczasowej działalności gospodarczej. Lub takich obszarów prowadzonego biznesu, które znalazły się na linii frontu. Restauracje, sklepy, gabinety usługowe, hotele. Jest to powszechne i nieszczególnie związane z obszarem własności intelektualnej. Prawnicy pomagają przejść przez te proces, choć jest to głównie domena biur rachunkowych.

Redukcja zatrudnienia lub likwidacja stanowisk, zmniejszanie zakresów współpracy

Wszyscy też obserwujemy redukcję zatrudnienia lub likwidację stanowisk, ewentualnie pewnych obszarów lub zakresów współpracy z niektórymi członkami zespołu. Są to działania konieczne, aby dostosować firmę do nowych warunków i do dynamicznie zmieniającej się sytuacji. Również i tutaj warto zasięgnąć porady specjalistów. Po to, aby w miarę bezpiecznie utrzymać się w ich biznesie, w formule dostosowanej do nowej sytuacji.

Dokumentacja umowna na pożegnanie i na zmienione warunki współpracy

Aby wprowadzić konieczne zmiany konieczne jest sporządzenie i zawarcie odpowiednich dokumentów z członkami zespołu. Dokumentów pożegnalnych lub ograniczających zakres lub wymiar współpracy. Towarzyszą temu rozmowy, często trudne. Do takich rozmów trzeba się przygotować strategicznie i od strony formalnoprawnej.

Ekspansja na rynki on-line

Przechodząc do pozytywnej strony – obserwujemy wiele działań, które możemy zdefiniować jako „Akcja ekspansja na rynek!”. Naturalnie odbywa się to teraz nie w realu, ale on-line’owo. Widzimy te działania szczególnie u tych firm, które już były obecne w sieci. Które mają tam sprzedaż swoich produktów lub chociaż są obecne w social mediach.

Ten wątek rozbijemy na dwa tematy.

Konkursy na Facebooku

Po pierwsze, przedsiębiorcy ogłaszają konkursy w social mediach. Konkursy (i oferowane w nich nagrody) poszerzają zasięgi, umożliwiają firmie wejście w dialog z klientem, wzbudzają sympatię i przywiązanie do marki. Świadczymy tutaj bieżące wsparcie i przygotowujemy regulaminy, aby odbywało się to w sposób bezpieczny.

Pisaliśmy już na naszym blogu o tym, jak przygotować konkurs na Facebooku. Bardzo ważne jest, aby były to konkursy, a nie loterie. Konkurs tym różni się od loterii, że zakłada weryfikowalne kryteria wyboru zwycięzcy. Może to być na przykład szybkość udzielenia prawidłowej odpowiedzi. Albo oryginalność i kreatywność pracy konkursowej, ocenianej przez powołane do tego jury. To ważne, gdyż do przeprowadzenia loterii konieczne jest zezwolenie administracyjne, obwarowane karami finansowymi. A na konkursy zezwolenia nie trzeba.

Czyli „konkurs” nie może polegać na schemacie „zakup za jakąś kwotę i z tych paragonów losowanie”. To wpada w loterię. Niech oprócz paragonu na jakąś kwotę uczestnicy konkursu dorzucą jeszcze coś od siebie. Na przykład dopiszą coś oryginalnego i kreatywnego. Może niech opowiedzą, dlaczego kupują akurat u Was (rekomendacja)? Albo niech wyślą zdjęcie zakupionego produktu i pokażą jak z niego korzystają (product placement)? I wtedy Wasze jury konkursowe wybiera spośród tych zgłoszeń takie najciekawsze, najbardziej kreatywny pomysły lub odpowiedzi.

Koniecznie też zwróćcie uwagę na zdjęcia, które Wam przesyłają uczestnicy konkursu. W regulaminie konkursu musicie zadbać o to, aby zapewnić sobie odpowiednie prawa autorskie i prawo do opublikowania wizerunku osób uwiecznionych na tych zdjęciach. Mamy takie doświadczenie, bo weryfikujemy regulaminy na co dzień.

Produkty i usługi przeniesione do Internetu

Po drugie, firmy starają się przenosić swoje produkty, jak również usługi do Internetu. Sprzedaż produktów fizycznych w sklepie internetowym nie wzbudza szczególnych emocji. Ale na przeniesienie sprzedaży usług do sieci proponuję już znacznie bardziej uważać. Kiedy oferujecie kursy on-line, udostępniacie swoje usługi oraz kontent w formie wideo lub live’ów zadbajcie szczególnie o własność intelektualną.

• Własność Intelektualna w produktach i usługach

Chodzi tutaj przede wszystkim o kontent. Czy „produkt”, który wprowadzacie do sieci jest koszerny? Czy macie pełne prawa do wszystkich jego elementów? Do grafik, zdjęć, przytoczonych wypowiedzi? To bardzo ważne w kontekście prawa autorskiego i dóbr osobistych (twórczości). Niedawno pisaliśmy na naszym blogu o tym, jak prawidłowo skorzystać z Prawa Cytatu.Koniecznie zapoznajcie się z tym materiałem, bo zawiera wiele praktycznych uwag. Trzeba uważać, aby przy okazji posługiwania się cudzymi materiałami nie narazić się na odpowiedzialność odszkodowawczą, a niekiedy i karną (tak może być w przypadku plagiatu).

Zróbcie więc audyt tego co wystawiacie do wiadomości publicznej i usuńcie to, co nie jest koszerne. Jako ryzykowne proponuję traktować te wszystkie elementy, do których nie macie pewności, że pochodzą od Was. Ewentualnie od tych członków zespołu, od których nabyliście odpowiednio szerokie prawa.

• Tajemnica Waszego przedsiębiorstwa

Kolejna sprawa, to weryfikacja, czy to co pokazujecie światu w Internecie nie spowoduje ujawnienia informacji, które powinny zostać poufne? Chodzi tu o tajemnice Waszego przedsiębiorstwa i o tajemnice Waszych kontrahentów, które macie obowiązek chronić.

Zakładam, że macie już ustanowione prawo do tajemnicy przedsiębiorstwa i wiecie o czym mówimy. Pisaliśmy o tym na blogu przykładowo początkiem tego roku. Ponadto, jest też u nas na blogu materiał z ubiegłego roku, który dotyczy umów o zachowaniu w poufności (NDA).

Obecnie popatrzcie więc na swoje prezentacje, usługi i materiały dostępne powszechnie on-line pod katem tego, czy nie ujawniacie w nich przypadkiem tego, co stanowi o waszej przewadze konkurencyjnej. Może będzie to model biznesowy? Lista klientów? A może ujawnione dane finansowe?

Zwróćcie uwagę, że inaczej powinny wyglądać materiały przygotowane na szkolenia zamknięte, gdzie macie większą kontrolę nad dalszym wykorzystaniem. A inaczej materiały, które wrzucacie do sieci, gdzie – proponuję przyjąć założenie, że – tracicie nad nimi kontrolę.

• Tajemnica przedsiębiorstwa Waszych klientów i kontrahentów

Jeśli chodzi o tajemnice Waszych kontrahentów lub partnerów biznesowych to uczulamy, żeby i pod tym katem zweryfikować wasze „produkty on-line’owe” oraz informacje komunikowane światu. Często w zawartych umowach są na ten temat dodatkowe klauzule.

Być może Wasz partner lub klient nie zezwolił Wam na ujawnianie już samego faktu prowadzenia przez Was współpracy? Być może nie możecie pokazać światu szczegółów wykonanych dla niego realizacji (stron internetowych, zdjęć czy opisu świadczonych usług doradczych). Te informacje często są traktowane jako sensytywne i należy mieć to na uwadze.

Na szali stoją nie tylko sankcje odszkodowawcze, ale i utracone zaufanie oraz zerwane relacje biznesowe.

Home office i praca zdalna

Wszyscy już dawno wysłaliście zespół do domu celem pracy zdalnej. Ale czy byliście do tego przygotowani? Czy praca zdalna odbywa się bezpiecznie? Pomijając nawet aspekt ochrony danych osobowych i obowiązku zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń.

Pomijam sam regulamin czy check listę do pracy zdalnej. Tak to też warto przygotować. Chodzi o to, jak faktycznie się to odbywa. O sprzęt, nośniki danych, dostęp do sieci, w oparciu o które prowadzony jest dzisiaj biznes.

Kluczowe jest, aby Wasza firma miała dostęp do tego wszystkiego, co jest w trakcie tej zdalnej pracy wytwarzane. Aby zostało to na serwerach lub nośnikach, do których firma ma dostęp i kontrolę.

Szczególnie newralgiczne są te sytuacje, gdy pracownicy z domu pracują na prywatnym sprzęcie i zaczynają na nim lub w swoich prywatnych chmurach wytwarzać i zbierać dane oraz materiały, które należą do firmy. Trzeba być szczególnie uważnym na sytuacje, gdy dochodzi do dzielenia sprzętu i nośników z rodziną oraz z dziećmi. Aby nie doszło do wycieku bądź utraty danych. Uważajmy też na otwarte sieci, na wifi bez zabezpieczeń, itd.

Audyt i zmiany w dokumentacji umownej – prawo autorskie

Mamy teraz czas rozstań, zmniejszania zakresów współpracy. Naszym zdaniem to idealny czas na refleksję i na mini audyt. Sprawdźcie, co macie w dokumentacji zawartej z członkami zespołu.

Ważne jest, czy jesteście związani umową o pracę czy może współpraca opiera się na zasadach b2b lub umowie o dzieło. W kontekście nabycia przez Waszą firmę odpowiednich praw autorskich inaczej się to bowiem przedstawia przy stosunku pracy, a inaczej w „niepracowniczym” modelu współpracy.

Dobrze rozpisany zakres obowiązków w umowie o pracę umożliwia pracodawcy nabycie praw autorskich do utworów, które pracownik stworzył w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy. W takiej sytuacji klauzule autorskie w umowach o pracę mogą być krótsze. Nawet jednak przy twórczości od-pracowniczej zachęcamy do zawierania dodatkowych porozumień (aneksów), które to doprecyzują. Szczególnie w zakresie pól eksploatacji.

Jeśli macie współpracę opartą na umowie cywilnej – umowie o dzieło, na b2b lub zleceniu – to w 100% Wasz los jest w Waszych rękach. Jeśli nabywacie własność intelektualną (prawa autorskie, bazy danych, wyniki twórczości, itd.) od członków waszego zespołu, to nabywacie tyle i w takim zakresie jak sobie to zagwarantujecie w umowie.

Absolutnie nie bazujcie na współpracy opartej na „gołych fakturach”. Za „gołe faktury” uważam też taką sytuację, gdy Wasz partner wystawia faktury z adnotacją „wynagrodzenie obejmuje przeniesienie praw autorskich” w sytuacji, gdy nie macie zawartej żadnej umowy na piśmie. Jedynie w niektórych sytuacjach będziecie mogli wówczas liczyć na licencję niewyłączną. Pytanie na co i w jakim zakresie? I jak to się ma do waszej działalności i rzeczywistego zapotrzebowania.

Wykorzystajcie więc ten czas konstruktywnie, sprawdźcie i zmodyfikujcie wasze umowy. To będzie wartość dodana, w oparciu o którą Wasz biznes będzie mógł bezpiecznie działać. W czasie kryzysu i po jego zakończeniu.

Co ważne, takie dodatkowe klauzule autorskie możecie dodać jako element porozumienia zmieniającego lub rozwiązującego warunki Waszej współpracy. To jest bardzo dobry moment. Trzeba jednak opisać co jest przedmiotem własności intelektualnej, którą nabywacie i jak ta eksploatacja oraz komercjalizacja będzie wyglądać.

Audyt i zmiany w dokumentacji umownej – tajemnica przedsiębiorstwa

Podobnie zaudytujcie sobie obszar waszego prawa do tajemnicy przedsiębiorstwa. Co jest u Was tą tajemnicą przedsiębiorstwa? Na jakich zasadach mogą z niej korzystać członkowie zespołu i na jakie potrzeby? Pisaliśmy i mówiliśmy o tym wielokrotnie, też powyżej.

Obecna sytuacja jest o tyle szczególna, że zacierają się granice. Bo to już nie jest biuro Waszej firmy, ale domy członków waszego zespołu. To już nie jest praca na sprzęcie firmowym – dochodzą sprzęty i nośniki prywatne. Za chwilę wejdziecie w nowe produkty i nowe rynki zbytu. Być może zacznie się kłopot z ustaleniem, do kogo należy „to co się wytworzyło” w tym nowym środowisku, na tych prywatnych sprzętach i w nowych projektach.

Czy macie to pokryte w zasadach waszej współpracy? Czy nie będzie wątpliwości do kogo należy wytworzony w ten sposób kontent? Bazy danych? Już nie mówiąc o „pomysłach”. Btw, temat „praw do pomysłów” opracowaliśmy w ebooku wydanym we współpracy z Emilią Bartosiewicz-Brożyna.

***

To tylko spis podstawowych punktów i haseł.

Podczas tej godzinnej rozmowy poruszyłyśmy wiele więcej dodatkowych tematów. Omawiając przykłady. Dla mnie są to tematy bardzo ciekawe, bo to obszar naszej specjalizacji. Dla Was może nie jest to aż tak ekscytujące, ale za to na pewno ważne i przydatne. Zachęcam więc do odsłuchania w całości. I do śledzenia naszego bloga, już niedługo kolejne posty.

Jeśli macie jakieś pytania, to kierujcie je do nas. Nasz zespół w czasach zarazy działa zdalnie, ale do tej zdalnej pracy z klientami jesteśmy bardziej niż przyzwyczajeni.