Dyrektywa work-life balance, czyli unijna dyrektywa w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej ma już kilka miesięcy. Jej implementacja do polskiego systemu prawnego wprowadziła wiele nowych, korzystnych dla pracowników rozwiązań. A w związku z tym, nowych obowiązków pracodawców.

Przepisy obowiązują od 26 kwietnia 2023 r. Mimo to, biorąc pod uwagę stan na połowę września 2023 roku, Polacy nadal nie są pewni czy firmy, w których pracują, wprowadziły zmiany związane z ustawą work-life balance[1]. Przybliżamy więc kilka najważniejszych zmian, jakie ze sobą przyniosła ta nowelizacja.

Nowe rodzaje urlopów – dyrektywa work-life balance

Pracownicy, zgodnie z nowelizacją, zyskali nowy rodzaj urlopu opiekuńczego. Przysługuje on każdemu pracownikowi w wymiarze maksymalnie pięciu dni roboczych w roku kalendarzowym. Jego wprowadzenie miało na celu zapewnienie osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która to osoba wymaga takiego wsparcia z poważnych względów medycznych. Zmiana ta dyktowana jest wzrostem zapotrzebowania na taki rodzaj opieki nad osobami starszymi, wobec faktu, że europejskie społeczeństwa należą do starzejących się. Z punktu widzenia pracownika, to na pewno korzystna zmiana.

Kogo uważa się za członka rodziny na potrzeby udzielenia urlopu opiekuńczego?

Członkiem rodziny pracownika zgodnie z nowelizacją jest syn, córka, matka, ojciec lub małżonek pracownika. Warto podkreślić w tym miejscu, że urlop opiekuńczy nie ma wpływu na dotychczasowe uprawnienie pracowników do dni wolnych w ramach „opieki na dziecko”. Pozostają one w niezmienionym wymiarze 16 godzin lub dwóch dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Kiedy i w jakiej formie składać wniosek o urlop opiekuńczy?

Pracownik chcący skorzystać z urlopu opiekuńczego musi złożyć pracodawcy wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej, minimum na jeden dzień przed jego rozpoczęciem. Oznacza to, że dopuszczalne jest umożliwienie pracownikom składania wniosków poprzez specjalny elektroniczny system lub aplikację.

Szkolenia w godzinach pracy i na koszt pracodawcy

Wraz z nowelizacją w życie weszła także regulacja kwestii organizacyjnych dotyczących tzw. szkoleń służbowych. Jeżeli z układu zbiorowego pracy, przepisów prawa lub umowy o pracę wynika obowiązek pracodawcy przeprowadzania szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku, pracodawca będzie zobowiązany do przeprowadzania ich na swój koszt oraz w miarę możliwości w godzinach pracy pracownika.

Jednocześnie, z uwagi na nowe regulacje w zakresie obowiązku informacyjnego pracodawcy (art. 19 § 3 kodeksu pracy), pracodawca musi poinformować pracownika o jego prawie do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia. W szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy. Oznacza to, że pracodawca powinien dodać do regulaminu pracy swego rodzaju „politykę” szkoleń i zasady doszkalania pracowników. Warto wspomnieć, że czas trwania szkoleń wlicza się do czasu pracy, a zatem jeśli szkolenie może odbyć się np. wyłącznie wieczorem danego dnia, to czas poświęcony na udział w nich wliczy się do czasu pracy pracownika.

Elastyczna organizacja pracy – dyrektywa work-life balance

Elastyczna organizacja pracy to kolejne rozwiązanie, które ma na celu pogodzenie pracy z opieką nad najbliższymi członkami rodziny. To uprawnienie przysługujące rodzicom wychowującym dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia. Złożenie stosownego wniosku dotyczyć może wykonywania pracy zdalnej, ale także w różnych systemach czasu pracy: przerywanym, ruchomym, pracy weekendowej, obniżenie wymiaru czasu pracy. Wnioski należy składać 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy – dzięki temu pracodawca może przygotować się do zmienionej organizacji pracy.

Czy pracodawca musi zgadzać się na elastyczną organizację pracy?

Pracodawca nie musi odpowiadać pozytywnie na wniosek pracownika o elastyczną organizację pracy. Musi co prawda uwzględnić jego potrzeby – w szczególności przyczynę, dla której pracownik domaga się takiej zmiany. Ale ma też prawo wziąć pod uwagę własne możliwości i jeśli uwzględnienie wniosku pracownika miałoby zaburzyć organizację pracy, może mu odmówić.

Może się też zdarzyć, że uwzględnienie wniosku w ogóle nie będzie możliwe. Załóżmy, że typ pracy nie pozwala na wykonywanie jej zdalnie. Przykładowo, jeśli wniosek składa pracownik recepcji. Odmowę zawsze trzeba należycie uzasadnić. W niektórych przypadkach będzie to proste – jak w sytuacji, gdy pracownik wnioskuje o tryb zdalny, podczas gdy jego praca musi być wykonywana stacjonarnie, bo typ zadań nie pozwala na jej zdalne wykonywanie. W takiej sytuacji w uzasadnieniu odmowy wystarczy powołać się i wyjaśnić te właśnie przyczyny. W każdym przypadku odmowa musi być obiektywna i w taki też sposób uzasadniona – aby pracodawca nie mógł być posądzony np. o nierówne traktowanie.

Jak sprawnie dopasować swoją organizację do przepisów work-life balance?

Przydatne będzie opracowanie wewnętrznej procedury – zarówno w zakresie tego, jakie stanowiska mogą być objęte elastyczną organizacją pracy, a jakie nie; ale też w zakresie odpowiadania na wnioski pracowników. Jako że wnioski mogą być składane w formie papierowej i elektronicznej (a więc można przewidzieć to w ramach aplikacji kadrowej czy w formie mailowej), warto w procedurze opisać do kogo i na jaki adres wnioski będą kierowane.

Wniosek o elastyczną organizację pracy a wypowiedzenie umowy o pracę

Bardzo istotną informacją jest to, że złożenie przez pracownika wniosku o elastyczną organizację pracy nie może stanowić  przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia (ani przyczyny uzasadniającej prowadzenie przygotowania do wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia). I tu uwaga! Pracodawca zyska nowy obowiązek: przy rozwiązywaniu umowy o pracę z pracownikiem będzie musiał udowodnić, że złożenie takiego wniosku nie było przyczyną rozwiązania stosunku pracy i że podejmując decyzję o rozwiązaniu umowy kierował się innymi powodami.

Zgodnie z nowelizacją, wykroczenia zagrożonego kara grzywny dopuszcza się ten, kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, narusza przepisy o elastycznej organizacji pracy.

(c) tytułowy obrazek – photo by BRUNO CERVERA on Unsplash

[1] Badanie ClickMeeting, sierpień 2023, źródło: https://praca.trojmiasto.pl/Dyrektywa-work-life-balance-wciaz-tylko-w-teorii-n181016.html