Zdalne zgromadzenie wspólników, spotkania biznesowe, a nawet zdalna rejestracja spółki. Jeśli można wskazać jedną zaletę pandemii, to było nią na pewno przyspieszenie informatyzacji prawa spółek handlowych. W poprzednim naszym wpisie mówiliśmy już o tym, że przeprowadzanie zdalnego zgromadzenia wspólników jest obecnie prostsze niż kiedykolwiek. Obecnie wszyscy wspólnicy mogą brać udział w takim zgromadzeniu zdalnie (jednak pod warunkiem, że przewodniczący zgromadzenia i protokolant są w siedzibie spółki). Biorąc pod uwagę to, że wspólnicy wielu spółek gamingowych na stałe przebywa poza Polską, jest to ogromne uproszczenie organizacyjne.

Trzeba jednak pamiętać o spełnieniu kilku wymogów

Jednym z nich jest wcześniejsze uchwalenie regulaminu zdalnego zgromadzenia. Co warto wiedzieć o regulaminie zdalnego zgromadzenia wspólników i co w nim umieścić? Zapraszamy do lektury.

Kto uchwala regulamin zdalnego zgromadzenia wspólników?

Przepisy art. 234 (1) § 3 ksh przewidują, że organem uprawnionym do stworzenia regulaminu udziału w zgromadzeniu wspólników jest rada nadzorcza. Jeśli rada nadzorcza nie została utworzona, regulamin powinien zostać uchwalony przez wspólników.

Regulamin taki powinien określać techniczne kwestie uczestniczenia w zgromadzeniu w trybie zdalnym. Jednak nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Regulamin musi więc ograniczać się do wytyczenia zasad uczestnictwa wspólników w zgromadzeniu, takich jak procedura głosowania czy weryfikacji tożsamości uczestników. Nie może natomiast wprowadzać dodatkowych ograniczeń, które przykładowo różnicowałyby sytuację wspólników głosujących na miejscu i zdalnie.

Treść regulaminu zdalnego zgromadzenia wspólników

W regulaminie zdalnego zgromadzenia wspólników należy przede wszystkim przedstawić procedurę informowania spółki o zamiarze wzięcia udziału w zgromadzeniu w sposób zdalny wraz ze wskazaniem informacji, które należy w związku z taką decyzją przekazać spółce przed zgromadzeniem. W praktyce spółki zwykle zobowiązują wspólników do przekazania im pisemnych oświadczeń o zamiarze uczestniczenia w zgromadzeniu w formie zdalnej. Wzory oświadczeń mogą stanowić załącznik do regulaminu.

Nie mniej istotne będzie opisanie w regulaminie sposobu weryfikacji tożsamości uczestników. Należy również odpowiednio opisać procedury przekazania danych niezbędnych do logowania w systemie – o ile taki zostanie wykorzystany do przeprowadzenia zgromadzenia. Biorąc pod uwagę złośliwość rzeczy martwych, ustalenie w regulaminie jasnego sposobu komunikowania problemów technicznych w trakcie zgromadzenia, jest również pożądane.

Korzystanie z oprogramowania w czasie zdalnego zgromadzenia wspólników

Wiele z zasad umieszczonych w regulaminie będzie wynikało ze sposobu działania oprogramowania wykorzystywanego do przeprowadzenia zgromadzenia w trybie zdalnym. W przypadku zatrudnienia zewnętrznego operatora, który będzie zapewniał bezpieczeństwo i płynny przebieg głosowania, przyjęte przez niego zasady i wytyczne powinny również znaleźć odzwierciedlenie w regulaminie. Jeśli tego typu oprogramowanie będzie wykorzystywane w czasie Waszego zgromadzenia, regulamin powinien zostać stworzony dopiero po ustaleniu ww. kwestii organizacyjnych z zewnętrznym dostawcą, tak by uniknąć sprzeczności.

Pamiętajcie, że wspólnicy biorący udział w zgromadzeniu w sposób zdalny powinni odpowiednio wcześniej zapoznać się z regulaminem, aby móc świadomie podjąć decyzję, czy są w stanie zorganizować swój zdalny udział w wydarzeniu. Tu istotne mogą okazać się chociażby ustalone wymogi techniczne, przykładowo dotyczące jakości połączenia. Spółka może bowiem zastrzec w regulaminie, że odpowiedzialność za problemy w transmisji i brak możliwości oddania głosu, ponosi wspólnik.

Najważniejsze informacje w regulaminie zgromadzenia wspólników online

Podsumowując i przekładając to na prostszy język, z lektury regulaminu zdalnego zgromadzenia wspólnicy powinni się dowiedzieć m.in.:

1. W jaki sposób i do kiedy mają poinformować spółkę o tym, że będą brać udział w zgromadzeniu zdalnie, a nie na miejscu
2. Jakie materiały mają w związku z tym przekazać spółce
3. Jak spółka będzie weryfikować prawdziwość zgłoszeń
4. W jaki sposób będzie przeprowadzane zgromadzenie, np. przy użyciu jakiego oprogramowania i co to oprogramowanie zapewni (np. podgląd w trybie rzeczywistym możliwość komentowania na bieżąco w formie czatu lub poprzez mikrofon, itp.)
5. Jak i kiedy zostaną przekazane dane do logowania w systemie
6. Jak działa ten system (np. poprzez odesłanie do instrukcji operatora, zaplanowanie sesji próbnej logowania, itp.)
7. Jak może zgłaszać błędy techniczne w trakcie zgromadzenia
8. Kto ponosi odpowiedzialność za ewentualne zakłócenia w transmisji lub brak możliwości udziału w zgromadzeniu z przyczyn technicznych

Jeśli macie pytania co do tworzenia regulaminu przeprowadzania zgromadzenia wspólników w trybie zdalnym, skontaktujcie się z nami.