Klient nie zapłacił za fakturę, a umowy brak – czyli jakich argumentów użyć, aby odzyskać pieniądze
Historia jakich wiele w świecie freelancerów. Klient poprosił cię o szybkie wykonanie zlecenia, wszystkie warunki współpracy załatwiacie na mailach lub przez telefon. A tymczasem po wystawieniu faktury przelewu brak. Nie macie też podpisanej umowy. Jak w takiej sytuacji skłonić nieuczciwego klienta do zapłaty za usługi?
Umowa ustna jest ważna
Wiele osób w Polsce pozostaje w błędnym przekonaniu, że umowa ustna nie ma żadnej mocy wiążącej. Nic bardziej błędnego. W przeważającej większości przypadków, umowa ustna jest wiążąca i obowiązuje obie strony. Wyjątki od tej zasady dotyczą ściśle określonych umów, np. umowy o przeniesienie praw autorskich – która wymaga formy pisemnej, czy umowy sprzedaży mieszkania – kiedy potrzebny jest akt notarialny.
W przypadku gdy strony porozumiały się co do tak podstawowych kwestii jak cena, przedmiot zlecenia, termin wykonania, to można już w wielu przypadkach założyć, że między nimi została zawarta umowa. Fakt, że nie została spisana, nie jest tak istotny. Istnieje wiele umów, które zawierasz w życiu codziennym, które nie wymagają potwierdzenia na piśmie. Na przykład umowa sprzedaży, którą zawierasz w sklepie spożywczym, gdy kupujesz pieczywo.
Inną kwestią jest, że w przypadku umowy ustnej, znacznie trudniej jest udowodnić co konkretnie strony ze sobą ustaliły, niż wtedy, gdy przynajmniej ustaliły to w e-mailach albo na piśmie.
Pamiętaj jednak, że brak umowy nie musi świadczyć jedynie na niekorzyść wykonawcy usługi. W przypadku usług, które połączone są ze stworzeniem utworów, np. zdjęć, tekstów, tłumaczeń czy filmów na social media, które zamawiający wykorzystuje, mimo że nie zapłacił za ich stworzenie, powinno mu bardzo zależeć na tym, by warunki waszej współpracy i przekazania takich utworów dokładnie ustalić. Dlaczego, o tym piszemy poniżej w akapicie zatytułowanym: Klient, który nie płaci, narusza prawa autorskie.
Wiadomości mailowe to też umowa
Jak ustaliliśmy powyżej, umowa zawierana ustnie wiąże strony. Tym bardziej wiążąca jest umowa zawarta w formie mailowej. Spełnione muszą być jednak pewne warunki, tzn. z tych wiadomości musi wynikać, że i ty i klient porozumieliście się co do podstawowych warunków wykonania dzieła czy też zlecenia. Na przykład do napisania sponsorowanego tekstu na bloga, wykonania grafik do ogłoszenia, stworzenia strony internetowej.
Takie maile mogą posłużyć jako dowód w sprawie o zapłatę.
Tylko w wyjątkowych sytuacjach i to określonych w ustawach (lub gdy strony wyraźnie ustaliły to między sobą w odpowiedniej formie) wymagane jest zawieranie umów pisemnych. Są to na przykład umowy o przeniesienie praw autorskich oraz o udzielenie licencji wyłączonej, które o ile nie zostaną zawarte na piśmie, są nieważne.
Jak odzyskać pieniądze od klienta, który nie płaci za fakturę
Jak w takim razie użyć tych wszystkich argumentów, aby skłonić klienta do zapłaty faktury?
Po pierwsze, przygotuj oficjalne wezwanie do zapłaty.
W wezwaniu do zapłaty dokładnie opisz całą sytuację. Skup się na faktach – kiedy doszło do kontaktu z klientem, jakich dokonaliście ustaleń, co z twojej strony zostało wykonane. Jeśli posiadasz dowody na potwierdzenie twojej wersji wydarzeń, załącz je np. w formie wydruków. Mogą być to maile, wiadomości na komunikatorze, itp.
Następnie opisz dokładnie czego oczekujesz. Na przykład:
„Wzywam do zapłaty wynagrodzenia w wysokości: XXX zł, należnego z tytułu wykonania zamówionej w dniu DD.MM.YYYY usługi, która została wykonania w dniu DD.MM.YYYY. Zapłata powinna nastąpić przelewem na rachunek bankowy: ………………………………………………., w ostatecznym terminie do dnia DD.MM.YYYY. Brak zapłaty w terminie spowoduje wystąpienie na drogę sądową.”
Takie wezwanie najlepiej jest przesłać mailowo (gdzie do maila załączasz skan podpisanego przez ciebie wezwania), a oryginał wysłać jednocześnie przesyłką poleconą.
Klient, który nie płaci za fakturę, narusza prawa autorskie
W przypadku gdy przedmiotem zamówienia, za które ci nie zapłacono, jest stworzenie utworu, możesz odwołać się w swojej argumentacji do przepisów prawa autorskiego.
Czymś, co może podziałać na wyobraźnię nieuczciwego klienta, który wykorzystał już owoce twojej pracy i to w sposób publiczny (choćby w kampanii reklamowej) jest uzmysłowienie mu, że nie uzyskał praw do korzystania z tego utworu. Korzystanie z cudzych utworów wymaga zgody autora – czyli ciebie.
Jak wiadomo takie zgody na komercyjne wykorzystanie utworu są zwykle udzielane pod jakimiś warunkami. W zdecydowanej większości przypadków, pod warunkiem zapłaty za ich stworzenie i udzielenie licencji lub przeniesienie praw. Przyjmując do wykonania usługi pewnie zakładałeś, że klient będzie mógł korzystać z twoich utworów pod warunkiem, że zapłaci za wykonanie twoich usług. Jeśli nie zapłacił, to nigdy nie uzyskał licencji na korzystanie z twoich utworów. Takie bezprawne wykorzystanie cudzego utworu stanowi naruszenie twoich praw i zgodnie z art. 79 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, należy ci się za to odszkodowanie. O tym, co jeszcze mogą robić autorzy, których prawa zostały naruszone, przeczytasz w naszym poprzednim poście.
Jeśli chcesz powołać się na tą argumentację w swoim wezwaniu, pamiętaj o zabezpieczeniu dowodów. Jeśli twój klient wykorzystuje twoje utwory publicznie, wykonaj zdjęcia lub print screeny potwierdzające ich wykorzystanie. Jeśli utwór wykorzystywany jest w Internecie, dobrą praktyką jest udać się do notariusza, aby wykonać protokół otworzenia strony internetowej . Taki protokół ma charakter oficjalnego dokumentu. Taki protokół ma charakter oficjalnego dokumentu.
Jak uchronić się przed kolejnym klientem, który nie płaci?
Aby uniknąć tak przykrych sytuacji w przyszłości, pamiętaj, aby zabezpieczyć się jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. Wypracowanie ustandaryzowanych i przede wszystkim chroniących cię praktyk, pomoże ustrzec się przed tymi, którzy nie mają zamiaru uczciwie płacić za twoją pracę. Jeśli tym razem nie udało ci się konkretnie ustalić warunków umów, zrób to następnym razem, choćby mailowo. Dobrą praktyką jest również stworzenie własnego, gotowego wzoru umowy. Więcej o tym przeczytasz w naszym wpisie poświęconym umowie B2B dla programisty oraz w poście poświęconym umowie o przeniesienie praw autorskich.